Datenschutzerklärung

1 Allgemein

Mit dieser Datenschutzinformation informiert PiCA Prüfinstitut Chemische Analytik GmbH (im Folgenden „das Unternehmen“ genannt), über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der Webseite www.pica-berlin.de sowie im Zusammenhang mit weiteren Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten durch das Unternehmen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierzu zählen insbesondere Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse. Auch bestimmte Kennungen wie die IP-Adresse oder die Geräte-ID Ihres genutzten Endgeräts gehören zu den personenbezogenen Daten.

2 Ansprechpartner

2.1 Verantwortliche

Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei Besuch dieser Website ist grundsätzlich 

PiCA Prüfinstitut Chemische Analytik GmbH
Rudower Chaussee 29, 12489 Berlin
Telefon: +49 30 255 66 00-0
E-Mail: mail@pica-berlin.de
Webseite: www.pica-berlin.de
Verantwortliche: siehe Impressum

2.2 Datenschutzbeauftragter

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen oder der Nutzung unserer Website können Sie sich jederzeit über die im Impressum genannten Kontaktmöglichkeiten oder unter der oben angegebenen postalischen Adresse bzw. E-Mail-Adresse (Stichwort: „Datenschutz“) an uns wenden.

Die PiCA Prüfinstitut Chemische Analytik GmbH hat gemäß den gesetzlichen Vorgaben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, an den Sie sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte nach der DSGVO wenden können.  

Bitte beachten Sie, dass die Inhalte, die über die benannte E-Mail-Adresse eingehen, nicht ausschließlich von den für den Datenschutz zuständigen Personen eingesehen werden. Falls Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir Sie daher, zunächst über diese E-Mail-Adresse eine direkte Kontaktaufnahme zu veranlassen.

3 Datenverarbeitung auf unserer Website

3.1 Hosting der Webseite

Zweck:	Bereitstellung der Serverinfrastruktur und Weiterleitung der Webanfragen an unseren Webserver.
Rechtmäßigkeit:	Unser berechtigtes Interesse an einem marktüblichen Internetauftritt und der Auslieferung von Inhalten, die unsere Website-BesucherInnen angefordert haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Datenkategorien:	IP-Adresse des Absenders von HTTP(S)-Anfragen sowie unverschlüsselte Anteile dieser Anfragen.
Speicherdauer:	Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der HTTP- und HTTPS-Anfragen von unserem Hostinganbieter an uns weitergeleitet und nicht gespeichert.
Empfänger:	Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp

3.2 Protokollierung von Zugriffen

Zweck:	Sicherstellung des sicheren Betriebs des Webservers und der zugehörigen IT-Infrastruktur, auf der der Telemediendienst basiert. Dies umfasst beispielsweise eingesetzte Datenbanken oder Content-Management-Systeme.
Rechtmäßigkeit:	Unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb des Webservers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Datenkategorien:	Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse.
Speicherdauer:	Die Daten werden für 7 Tage gespeichert; im Falle eines Sicherheitsvorfalls bis zur abschließenden Klärung desselben.
Empfänger:	Keine

3.3 Karriere

Sie können sich bei uns per E-Mail, postalisch oder über Karriereportale auf offene Stellen bewerben. Zweck der Datenerhebung ist die Auswahl geeigneter BewerberInnen zur möglichen Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten (in der Regel: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Bewerbungsunterlagen wie Zeugnisse und Lebenslauf, frühestmögliches Eintrittsdatum, Kanal der Stellenanzeige, ggf. Telefonnummer, Gehaltsvorstellung, Social-Media-Profil). Bitte beachten Sie, dass die Vertraulichkeit beim unverschlüsselten Versand per E-Mail nicht vollständig gewährleistet ist. Alternativ können Sie sich auch postalisch bewerben.

Zweck:	Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Rechtmäßigkeit:	Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f sowie Art. 88 Abs. 1 DSGVO. Zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG (Verarbeitung personenbezogener Daten zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).Sollten Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) mitteilen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.
Datenkategorien:	Stammdaten (Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen), Weitere Informationen, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung mitteilen.
Speicherdauer:	Ihre Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Bei einer Absage werden die Daten spätestens 6 Monate nach Mitteilung der Entscheidung gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung aufgrund gesetzlicher Anforderungen oder zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten in Ihre Personalakte übernommen und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten weiterverarbeitet. Bei Einwilligung zur längeren Speicherung: Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten bis zu einem Jahr nach Ende des Bewerbungsverfahrens in unserem BewerberInnenpool, um Sie bei weiteren passenden Stellenangeboten zu berücksichtigen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Einwilligung erteilt wurde. Sie können diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine E-Mail an mail@pica-berlin.de senden oder Ihren Widerruf postalisch erklären
Empfänger:	Ihre Bewerbungsdaten werden nur von den mit dem Bewerbungsverfahren betrauten Personen innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Bereitstellung Ihrer Daten:	Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu berücksichtigen. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung nicht prüfen oder berücksichtigen.

4 Weitergabe von Daten

4.1 Rechtmäßigkeiten

Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

• Sie nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben,
• wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
• die Weitergabe gesetzlich zulässig ist und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

4.2 Datenverarbeitung durch Dienstleister

Ein Teil der Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in dieser Datenschutzerklärung genannten Dienstleistern zählen hierzu insbesondere Rechenzentren, die unsere Website und Datenbanken hosten, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen. Die Weitergabe an Dienstleister erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben, und die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte betroffener Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

4.3 Weitergabe an Behörden

Darüber hinaus kann eine Weitergabe im Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen oder Rechtsverfahren erfolgen, wenn dies zur Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.

5 Datenübermittlung in Drittländer

Wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, setzen wir Dienste ein, deren Anbieter teilweise in sogenannten Drittländern (z. B. den USA) ansässig sind. Diese Länder weisen möglicherweise nicht das gleiche Datenschutzniveau wie die Europäische Union auf. Für die USA existiert jedoch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework), der ein angemessenes Datenschutzniveau für bestimmte Übermittlungen gewährleistet.

Sofern für andere Drittländer kein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) vorliegt, haben wir Maßnahmen ergriffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen, wie z. B. die Anwendung der Standardvertragsklauseln der Europäischen Union sowie verbindliche interne Datenschutzvorschriften.

Falls solche Maßnahmen nicht möglich sind, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen gemäß Art. 49 DSGVO, insbesondere auf Ihre ausdrückliche Einwilligung oder die Erforderlichkeit der Übermittlung zur Vertragserfüllung.

Bitte beachten Sie, dass bei einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien ein Risiko besteht: Behörden im jeweiligen Drittland (z. B. Geheimdienste) könnten auf die übermittelten Daten zugreifen und diese verarbeiten. Zudem kann es sein, dass Ihre Betroffenenrechte in solchen Ländern nicht durchsetzbar sind. Bei Einholung Ihrer Einwilligung über das Einwilligungsbanner werden Sie über diese Risiken ebenfalls informiert.

6 Speicherdauer

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, zu denen wir die Daten erhoben haben. Anschließend löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen sie noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine spezifische Speicherdauer genannt ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung vorliegen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen). In diesem Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

6.1 Speicherung Vertragsdaten

Zu Beweiszwecken müssen wir Vertragsdaten noch drei Jahre ab Ende des Jahres aufbewahren, in dem die Geschäftsbeziehung mit Ihnen endet, da etwaige Ansprüche nach der gesetzlichen Regelverjährungsfrist frühestens zu diesem Zeitpunkt verjähren. Auch danach müssen wir bestimmte Daten aus buchhalterischen Gründen aufbewahren. Diese gesetzliche Verpflichtung zur Dokumentation ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Kreditwesengesetz und dem Geldwäschegesetz. Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen betragen hier zwischen zwei und zehn Jahren.

7 Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Im Rahmen dieser Auskunftserteilung erläutern wir Ihnen die Datenverarbeitung und stellen Ihnen eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung. Sollten die bei uns gespeicherten Daten unzutreffend oder veraltet sein, haben Sie das Recht auf Berichtigung. Zudem können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine anderen rechtlichen Gründe für die Speicherung vorliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen). In diesem Fall werden die Daten gesperrt und nur noch für gesetzlich zulässige Zwecke verarbeitet. Sie können auch die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, insbesondere wenn Sie der Meinung sind, dass die Daten nicht korrekt sind. Ihnen steht zudem das Recht auf Datenübertragbarkeit zu – auf Wunsch stellen wir Ihnen eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zur Verfügung.

7.1 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf Erhalt der Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. 

• Gesetzliche Grundlage: Art. 15 DSGVO
• Ausnahme: Die Auskunft kann verweigert werden, wenn Ihre Anfrage offensichtlich missbräuchlich ist, Ihre Identität nicht eindeutig festgestellt werden kann oder die Auskunft die Rechte und Freiheiten anderer einschränkt.

7.2 Recht auf Berichtigung

Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – verlangen.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 16 DSGVO

7.3 Recht auf Löschung der Daten

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 17 DSGVO
• Ausnahme: Die Löschung kann verweigert werden, wenn Daten z. B. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Bedingungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, etwa wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Daten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 18 DSGVO

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 20 DSGVO
• Ausnahme: Dieses Recht gilt nur für Daten, die in einem automatisierten Verfahren verarbeitet wurden und entweder auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung erhoben wurden.

7.6 Widerspruchsrecht

Sofern die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie der Verarbeitung widersprechen.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 21 Abs. 1 DSGVO
• Ausnahme: Wir können die Verarbeitung trotz Widerspruchs fortsetzen, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

7.7 Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 21 Abs. 2 DSGVO

7.8 Recht, nicht automatisierten Entscheidungen unterworfen zu sein.

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung – einschließlich Profiling – unterworfen zu sein, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 22 DSGVO
• Ausnahme: Dieses Recht gilt nicht, wenn die automatisierte Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, wenn die Entscheidung gesetzlich erlaubt ist oder Sie ausdrücklich zugestimmt haben.

7.9 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich unbeschadet eines anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

• Gesetzliche Grundlage: Art. 77 DSGVO
• Zuständige Aufsichtsbehörde:
   Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
   Alt-Moabit 59–61
   10555 Berlin

Geltendmachung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, wenn Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten. Sofern die jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, werden wir Ihrem Anliegen entsprechen.

Aufbewahrung von Anfragen zur Geltendmachung von Betroffenenrechten

Anfragen zur Ausübung von Betroffenenrechten und unsere Antworten darauf werden aus Dokumentationszwecken für bis zu drei Jahre aufbewahrt. Im Einzelfall kann die Speicherung darüber hinaus erfolgen, z. B. zur Verteidigung gegen zivilrechtliche Ansprüche. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem berechtigten Interesse an der Abwehr potenzieller Ansprüche und der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

8 Datenverarbeitungen zum Zwecke des Direktmarketings

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um Waren, Produkte oder Dienstleistungen zu erwerben und dabei Ihre E-Mail-Adresse angeben, behalten wir uns vor, diese für den Versand von Newslettern mit Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen zu verwenden. Dies erfolgt auf Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses an einer werblichen Ansprache unserer KundInnen im Rahmen einer Interessenabwägung. Sie können dieser Verwendung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, wie in Abschnitt 8.7 dieser Datenschutzinformation beschrieben. Hierzu genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Falls der Newsletter-Versand aufgrund des Verkaufs von Waren oder Dienstleistungen erfolgt, basiert dies auf § 7 Abs. 3 UWG.

9 Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird gelegentlich aktualisiert, etwa wenn wir unsere Website anpassen oder sich gesetzliche bzw. behördliche Vorgaben ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Erklärung regelmäßig zu überprüfen, um über den Schutz und die Verarbeitung Ihrer Daten informiert zu bleiben.

Stand: Juni 2025